Qué considerar al trasladar un almacén: una guía práctica para una transición sin contratiempos

Trasladar un almacén es un paso importante que, si se realiza correctamente, puede aumentar significativamente la eficiencia y el crecimiento. No se trata solo de mover inventario del Punto A al Punto B: es fundamental asegurar la continuidad operativa, evitar interrupciones costosas y preparar tus operaciones para el éxito futuro.

Ya sea para ampliar, reducir espacio o mejorar la logística con una nueva ubicación, una reubicación exitosa exige una planificación minuciosa, comunicación clara y las herramientas adecuadas.

Esta checklist te ayudará a mantener las operaciones en marcha y evitar sorpresas costosas antes, durante y después de la mudanza.

1. Evalúa tus operaciones actuales y mejora lo que no funciona

Antes de empezar a planificar la mudanza, hazte la pregunta más importante:

¿Realmente necesitas mudarte?

En Parcelcube hemos visto a algunos clientes creer al principio que su espacio se había quedado pequeño. Pero el verdadero problema no era el tamaño, sino la falta de organización y control del inventario. Una vez que integraron los sistemas de dimensionamiento Parcelcube con su WMS, recuperaron espacio significativo, optimizaron el almacenamiento y evitaron una reubicación costosa.

Si la reubicación es necesaria, evalúa:

Exactitud del inventario y visibilidad en tiempo real
Uso del espacio y diseño de estanterías
Ineficiencias en picking y packing
Procesos de medición manuales vs automatizados

Esta es tu oportunidad para mejorar. Uno de los mayores errores al trasladar un almacén es llevar procesos obsoletos al nuevo espacio. Un nuevo almacén es una hoja en blanco: aprovéchala para crear una operación más inteligente y eficiente. Podrías descubrir que es el momento de integrar un nuevo sistema de dimensionamiento en lugar de mediciones manuales, invertir en un WMS o ERP mejorado o reorganizar las zonas de almacenamiento para ganar rapidez y seguridad.

Consejo: pregunta al personal qué es lo que más les frustra del diseño actual. A menudo tienen información valiosa de primera línea sobre ineficiencias que podrías pasar por alto.

2. Planifica el crecimiento del almacén (no copies el diseño anterior)

Mudarse no se trata solo de solucionar los problemas de hoy. También se trata de anticipar el futuro. Ten en cuenta el crecimiento previsto, la ampliación de la gama de productos, el aumento de la plantilla o los cambios en el volumen de pedidos.

Preguntas clave que debes hacerte:

¿Necesitarás más espacio para automatización o robótica?
¿Los sistemas actuales pueden escalar con tus operaciones?
¿Tus herramientas son lo suficientemente flexibles como para evolucionar según tus necesidades?

3. Crea una línea de tiempo realista y una checklist completa

Empieza a planificar con al menos 6 meses de antelación.
Una reubicación involucra múltiples factores: contratos, inventario, TI, cumplimiento normativo, personal…

Tu checklist debe incluir:

Revisión del inventario y plan de desecho
Notificaciones a proveedores y actualización de direcciones
Traslado de servicios e internet
Reprogramación de entregas
Preparación del nuevo sitio (estanterías, equipos, seguridad)
Reubicación o contratación de personal

4. Exactitud del inventario: puede fallar si no lo planificas bien

La mayoría de las empresas experimenta discrepancias de inventario durante una mudanza. Para evitar bajas contables costosas:

Utiliza herramientas precisas de dimensionamiento y pesaje durante el embalaje y desembalaje.
Ten un plan para reconciliar el inventario del sistema con los conteos físicos después del traslado.
Asigna un equipo específico para investigar anomalías de inventario.

Consejo: no te bases en estimaciones. Usa sistemas de dimensionamiento automatizados como Parcelcube para verificar las medidas de la mercancía entrante durante el proceso de instalación en el nuevo almacén.

5. Preparar al personal del almacén

Un almacén exitoso funciona gracias a personas que conocen todos los pequeños detalles: cómo escanear un artículo no estándar o en qué estantería colocar el exceso de stock. Durante una mudanza, esos detalles pueden perderse.

Capacita al nuevo personal antes del traslado, si es posible.
Pide al personal saliente que documente los procesos o proporcione SOP (Procedimientos Operativos Estándar).
Programa reuniones breves diarias durante la mudanza para mantener la alineación y resolver problemas.
Contrata personal temporal para tareas manuales como desembalaje y clasificación.

Consejo: documenta todo. No dependas de planes verbales o acuerdos informales con tu 3PL. Cada paso del plan — diseño del almacén, programación de entregas, dotación de personal y gestión de riesgos — debe quedar por escrito para evitar malentendidos futuros.

6. Confirma todos los detalles de entrega, cumplimiento y contactos

Actualiza la nueva dirección del almacén en todas partes: en los sistemas de los proveedores, en tu sitio web, en los documentos de compra, en las etiquetas de envío y en los portales de clientes.

Asegúrate de que las reglas de recepción de mercancía estén claras para los transportistas.

Confirma el cumplimiento normativo: salidas de emergencia, rociadores contra incendios, códigos de construcción y permisos locales.

7. Supervisa los KPI después de la mudanza, más allá del simple “Se ve bien”

Una mudanza solo es exitosa si el rendimiento se estabiliza o mejora. Identifica los KPI con antelación para medir los resultados después del traslado:

Porcentaje de pérdida de inventario
Exactitud del inventario
Errores de picking/packing
Tiempo de cumplimiento de pedidos
Tasa de mercancía dañada

Programa una revisión a los 30 días de la mudanza para evaluar la situación y corregir el rumbo si es necesario.

8. Aprovecha la mudanza del almacén como una oportunidad para actualizar la tecnología

Una mudanza de almacén es el momento perfecto para adoptar tecnologías más inteligentes. Esto incluye:

Sistemas móviles de escaneo
Herramientas de seguimiento en tiempo real
Sistemas de dimensionamiento como Parcelcube
Software de inventario basado en la nube

Parcelcube es un sistema automatizado de dimensionamiento de paquetes que captura peso y dimensiones con precisión en segundos, incluso para artículos de forma irregular, y envía los datos directamente a tu WMS. Te ayuda a ahorrar espacio en el almacén, reducir errores manuales y agilizar las operaciones.

Estas inversiones no solo mejoran la precisión, sino que también ahorran tiempo y reducen los costos laborales a largo plazo.

Reflexión final: la mudanza física es solo el comienzo

Antes de firmar un nuevo contrato de alquiler, optimiza lo que ya tienes. Usa sistemas inteligentes de dimensionamiento como Parcelcube para ordenar tu espacio actual, integrarlos con tu WMS y evaluar si la mudanza es realmente necesaria.

Si aun así decides reubicarte, trátalo como una transformación estratégica, no solo como un proyecto logístico.

Con una planificación adecuada, tecnología inteligente y comunicación clara, la transición del almacén se convierte en una oportunidad para un futuro más eficiente, escalable y rentable.

Ya sea que estés implementando procesos mejorados en un nuevo almacén o optimizando el actual, los sistemas de dimensionamiento de Parcelcube te ayudan a eliminar errores manuales, ahorrar espacio valioso y acelerar tus operaciones.