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No existe un número mágico de SKU o envíos a partir del cual la medición manual deje de tener sentido. En cambio, los almacenes llegan gradualmente a un punto en el que las cintas métricas se convierten en un cuello de botella en lugar de una herramienta.
Todos los grandes operadores han empezado desde algún punto. Para una operación pequeña, una cinta métrica y una báscula son una solución perfectamente válida que ayuda a optimizar los costes. Se obtienen datos razonablemente precisos para las operaciones necesarias y, con volúmenes pequeños, el coste de los errores sigue siendo manejable.
Sin embargo, a medida que aumenta el volumen de pedidos, crece la gama de productos y los demás sistemas del almacén se vuelven más avanzados, esos errores que al principio parecían pequeños se acumulan hasta convertirse en costes considerables.
El problema es que muchos almacenes no se dan cuenta de que esto está ocurriendo, ya que el crecimiento suele ser gradual. Problemas como el aumento de los costes de envío, la falta de espacio de almacenamiento y las ineficiencias en el embalaje tienden a crecer más o menos al mismo ritmo y pueden parecer una consecuencia natural del crecimiento.
Cuando las empresas empiezan a analizar estas áreas con más detalle, pueden llevarse una sorpresa desagradable al descubrir cuánto dinero se está desperdiciando silenciosamente.
¿Qué son los sistemas de cubicación?
Los sistemas de cubicación se utilizan principalmente en operaciones de comercio electrónico, logística, 3PL, retail y distribución, donde se necesitan datos dimensionales precisos para el almacenamiento, el embalaje, los envíos o el mantenimiento de los datos maestros de producto.
En esencia, los sistemas de cubicación capturan los datos dimensionales de un producto o paquete, es decir, su longitud, anchura, altura y peso.
En lugar de que un empleado mida manualmente cada lado, anote los resultados y los introduzca en un sistema, se coloca el artículo en el dimensionador y el sistema captura los datos automáticamente.
Muchos sistemas de cubicación modernos transfieren después todos estos datos maestros precisos al WMS, ERP, TMS o sistema de envíos que la empresa ya utiliza.
¿Por qué los almacenes pasan de la medición manual a los sistemas de cubicación?
Como hemos comentado en la introducción, la medición manual no es necesariamente un mal proceso. Todo depende del tamaño y la escala de la operación. Para muchas operaciones pequeñas, una cinta métrica y una báscula son más que suficientes.
El problema empieza cuando un proceso que funcionaba perfectamente para 100 productos de repente tiene que gestionar 10.000, porque el crecimiento amplifica las pequeñas ineficiencias.
Dedicar 21 segundos a medir manualmente unos pocos paquetes apenas supone un problema. Pero cuando tu equipo gestiona miles de artículos, reducir ese tiempo a aproximadamente un segundo puede ahorrar horas de trabajo repetitivo cada día.
Lo mismo ocurre con los ajustes de los transportistas. Una corrección ocasional por unas dimensiones incorrectas puede no generar ninguna alarma. Pero cuando los transportistas ajustan regularmente las facturas de miles de envíos, los costes de transporte se vuelven más difíciles de predecir y los cargos adicionales empiezan a reducir tus beneficios.
Incluso quedarse sin espacio en el almacén no siempre significa que necesites uno más grande. Puede que simplemente no estés utilizando de forma eficiente el espacio que ya tienes. Si proporcionas a tu WMS las dimensiones exactas de cada producto, podrá recomendar las ubicaciones de almacenamiento más adecuadas y ayudarte a aprovechar mejor el espacio disponible.
Aquí es donde los sistemas de cubicación aportan valor. Permiten a los almacenes capturar datos precisos de forma constante, sin que el tiempo y el trabajo dedicados a medir aumenten al mismo ritmo que el negocio.
5 señales de que tu almacén puede necesitar un sistema de cubicación
1. La medición ocupa cada vez más tiempo a los empleados
Un proceso que requería poco tiempo con volúmenes bajos puede convertirse en horas de trabajo repetitivo a medida que crecen el número de SKU y el volumen de pedidos. Además, los empleados pueden volver a medir productos con frecuencia porque faltan las dimensiones o porque no confían en los datos existentes. Esto significa que dedican un tiempo de trabajo valioso a resolver repetidamente el mismo problema.
2. Te estás quedando sin espacio en el almacén sin una razón clara
La falta de espacio de almacenamiento no siempre significa que necesites un almacén más grande. Si tu WMS no conoce las dimensiones exactas de tus productos, no puede calcular dónde encajan mejor. Esto suele dar lugar a estanterías mal aprovechadas y espacios vacíos entre los productos.
3. Los ajustes de los transportistas son cada vez más frecuentes
Los transportistas calculan los gastos de envío utilizando las dimensiones y el peso que proporcionas. Si sus mediciones no coinciden con las tuyas, pueden corregir los datos del envío y ajustar el importe final. Un ajuste ocasional puede no tener mucha importancia, pero cuando ocurre regularmente en miles de envíos, los cargos adicionales se acumulan y hacen que los costes de transporte sean mucho más difíciles de predecir.
4. Los operarios de embalaje recurren a estimaciones y cajas demasiado grandes
Cuando trabajan bajo presión, los empleados encuentran de forma natural maneras de mantener el ritmo. Con la medición manual, esto puede significar redondear 29,7 cm a 30 cm. Y cuando los operarios no conocen las dimensiones exactas del producto, suelen elegir una caja más grande para ir sobre seguro.
Ninguna de estas decisiones parece un gran problema por sí sola. Pero cuando se repiten en miles de SKU y envíos, estas pequeñas decisiones generan datos maestros imprecisos, desperdicio de material de embalaje, espacio vacío innecesario y mayores costes de transporte.
5. Tu WMS o ERP toma decisiones con datos incompletos
Tu software solo puede ser tan bueno como los datos que le proporcionas. Puede que hayas realizado una inversión importante en software de gestión de almacenes, pero este solo puede trabajar con la información que recibe. Las dimensiones ausentes o estimadas afectan a las decisiones de almacenamiento, embalaje y envío en toda la operación.
¿Qué mejora realmente un sistema de cubicación?
El principal beneficio de un sistema de cubicación reside en todo lo que los datos dimensionales precisos permiten mejorar en el resto del almacén.
Los datos dimensionales precisos proporcionan un mayor control de los costes y permiten que el almacén crezca de forma más eficiente. Tu WMS o ERP puede utilizar datos maestros fiables para tomar mejores decisiones de almacenamiento y embalaje, mientras que unas mediciones precisas ayudan a reducir los ajustes de los transportistas, el desperdicio de embalaje y los costes de envío innecesarios.
Para los empleados, un sistema de cubicación facilita el trabajo diario. Dedican menos tiempo a medir productos manualmente, comprobar dimensiones de nuevo o adivinar qué caja será la adecuada. A medida que aumenta el volumen, el mismo equipo puede gestionar más sin que la carga de trabajo aumente al mismo ritmo, dejando más tiempo para las tareas que realmente requieren su atención.
La operación resulta más fácil de escalar porque las decisiones dependen menos de las estimaciones y más de datos reales.
Sistemas de cubicación estáticos vs. automatizados
No todos los almacenes necesitan una línea de dimensionamiento totalmente automatizada.
Las operaciones con un alto volumen de procesamiento pueden utilizar sistemas de cubicación dinámicos integrados en líneas transportadoras, donde los paquetes se miden mientras avanzan por las instalaciones.
Para muchos almacenes pequeños y medianos, un sistema de cubicación estático ofrece una alternativa mucho más sencilla. El operario coloca un artículo en el sistema, este captura sus dimensiones y peso y transfiere la información al software correspondiente.
Los sistemas estáticos requieren mucha menos infraestructura y normalmente pueden incorporarse a una estación existente de recepción, embalaje o expedición sin necesidad de rediseñar el almacén.
Qué tener en cuenta al elegir un sistema de cubicación
Empieza por analizar tu propia operación. ¿Qué mides, cuánto mides y qué papel desempeña la medición en tu flujo de trabajo? Una empresa farmacéutica que gestiona miles de artículos pequeños tiene necesidades muy diferentes a las de un almacén que mide grandes cajas o un retailer que trabaja con productos de formas irregulares.
El volumen de medición también importa. Un almacén que mide unos cientos de artículos en una estación de trabajo puede beneficiarse de un sistema de cubicación estático sencillo. Una operación que procesa miles de paquetes puede necesitar un mayor nivel de automatización.
También conviene tener en cuenta:
- ¿Qué tamaños y formas de productos puede medir el sistema?
- ¿Puede capturar las dimensiones y el peso al mismo tiempo?
- ¿Se integra con tu WMS, ERP o TMS actual?
- ¿Cuánta infraestructura requiere?
- ¿Necesitas software adicional?
- ¿Existen cuotas recurrentes obligatorias?
- ¿Cuánto mantenimiento requiere?
- ¿Puedes sustituir o actualizar componentes a medida que cambian tus necesidades?
El sistema de cubicación adecuado debe integrarse de forma natural en tu operación y simplificar el trabajo diario, en lugar de añadir otro proceso complicado que tu equipo tenga que gestionar.
Sistemas de cubicación Parcelcube
Parcelcube ofrece una gama de sistemas de cubicación diseñados para almacenes, operadores 3PL, empresas de logística, retailers y operaciones de comercio electrónico.
Disponemos de diferentes modelos para distintas necesidades de medición, desde productos pequeños y cajas estándar hasta artículos de mayor tamaño y formas irregulares.
Los sistemas Parcelcube capturan las dimensiones y el peso en menos de un segundo, con una precisión de medición de hasta 0,1 cm. Los datos pueden transferirse directamente a sistemas WMS, ERP, TMS, plataformas de comercio electrónico y sistemas de envío.
El software de Parcelcube se incluye de forma gratuita, sin cuotas recurrentes de software. Diseñamos y fabricamos nuestros sistemas en Finlandia, y empresas de más de 40 países ya los utilizan.
¿Cuándo es el momento adecuado para invertir en un sistema de cubicación?
No necesitas esperar necesariamente hasta que la medición manual se convierta en un gran cuello de botella.
Las primeras señales suelen ser mucho más pequeñas. Los empleados empiezan a redondear las mediciones, los productos necesitan volver a medirse, las cajas demasiado grandes se vuelven habituales o tu WMS contiene datos dimensionales en los que nadie confía del todo.
Un sistema de cubicación te permite resolver el problema desde el origen. Captura datos precisos una sola vez y permite que el resto de tu almacén trabaje a partir de ellos.
Si tu almacén está empezando a superar las posibilidades de la medición manual, contacta directamente con Parcelcube o busca tu representante local de Parcelcube para saber qué sistema de cubicación se adapta mejor a tu operación.
